各位老师：
根据《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求，为确保2020年上半年文件材料归档工作及时有效开展，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
2020年1月—9月应归档的文书材料，按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（修订）》（闽师档〔2011〕1号）等文件规定的范围进行归档移交。归档内容如下：
序号 类 目 名 称
1、日常工作中形成的文件材料
1.1上级部门、上级领导检查、视察本学院工作形成的材料
1.2本学院牵头组织的重要专题活动产生的材料
1.3工作计划、总结、规章制度
1.4学院人事任免职的通知
1.5学院表彰先进集体、先进个人的决定
1.6年度财务工作报告
1.7岗位聘任、教学管理方面通知、决定
1.8学院成立、调整领导小组组成人员名单
1.9迎新工作、毕业生工作的安排通知
1.10校庆、校友工作的文件材料
1.11其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
2、教学工作
2.1新生入学登记表
2.2学生学籍卡片
2.3学生成绩总册
2.4学生处分的报告、决定
2.5 教学管理方面的通知、决定
2.6毕业生合影照片（含电子版照片）
2.7毕业生个人证件照片（与毕业证书同一底版）
2.8毕业生纪念册
2.9各类短训班、进修班、专业证书班学员名册、成绩单及发放结业证书审批表
3、学院教代会、工代会材料
3.1 请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、
领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复
3.2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘
3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
3.4 讨论未通过的文件
二、归档时间
归档的各类文件材料应于9月30日前归档。
三、归档要求
（一）在归档纸质档案材料的同时，如有电子文件材料的，请将电子文件材料一并归档。
（二）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉字文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前、请示在后,复函在前、函在后）；有收文处理单或发文稿纸的，收文处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（三）归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。
海外教育学院
2020年9月4日
